قواعد نگارش ایمیل برای اخذ پذیرش تحصیلی

ارسال ایمیل به اساتید و برقراری ارتباط با آنها یکی از مهمترین مراحل در روند مهاجرت تحصیلی به حساب می‌آید، زیرا پذیرش و یا اعطای کمک هزینه مالی به دانشجویان مستقیماً به استاد در آن دانشگاه ارتباط دارد. برای اخذ پذیرش تحصیلی، پیش از هر چیز متقاضی باید کشور و دانشگاه مورد نظر خود را بر اساس رنکینگ‌های معتبر موجود در سایت‌هایی چون www.qs.com و یا‌www.usnews.com  پیدا کرده و بعد از آن باید اقدام به پیدا کردن استاد موردنظر در آن دانشگاه یا دانشکده کند.

 

روش‌های پیدا کردن استادها

اولین و ساده‌ترین روش می‌تواند جست و جو در گوگل باشد. کافیست کلیدواژه‌هایی چون اسم دانشگاه و یا زمینه مورد علاقه خود برای تحصیل [Research Interest] را وارد کرده و اساتیدی را که در حوزه علاقمندی مورد نظر شما فعالیت می‌کنند پیدا کنید.

شما می‌توانید از طریق دانشجویان همان دانشگاه، وب‌سایت دانشگاه، جستجو در انجمن‌های اپلای و همچنین از طریق شبکه‌های اجتماعی نظیر فیسبوک، لینکدین و دیگر شبکه‌های اجتماعی نیز استادان مورد نظر خود را بیابید.

همچنین راه دیگری نیز وجود دارد و آن هم افرادی هستند که از مقالات و تالیفاتشان برای نوشتن پایان‌نامه یا مقاله‌هایتان استفاده کرده‌اید و از قسمت رفرنس مقالات می‌توانید به راحتی به نام آنها دسترسی پیدا کنید.

در صورتیکه استادی به شما و رزومه کاری یا تحصیلی شما علاقمندی نشان داد، می‌توانید در صورت تمایل ایشان به ارتباط مبنی بر استفاده از ابزارهای ارتباطی صوتی و تصویری روی آورید. اسکایپ یکی از بهترین ابزارها در این راه است.

 

نکاتی پیرامون ارسال ایمیل به اساتید

اولین و مهمترین بخشی که اساتید آن را می‌بینند عنوان ایمیل است، پس انتخاب عنوان مناسب یکی از اولین گام‌هایی است که برای گرفتن اپلای باید به آن توجه کرد، زیرا اساتید ایمیل‌های زیادی را از دانشجویان، دانشگاه‌ها و مجلات علمی و… دریافت می‌کنند. پس عنوانی که استفاده می‌کنید باید به گونه‌ای باشد تا باعث شود گیرنده تمایل داشته باشد که ایمیل را باز کند. همچنین لازم نیست که شما یک جمله کامل بنویسید، یک عنوان خوب عنوانی کوتاهی است که به راحتی قابل جستجو باشد

چند نمونه از عناوینی که می‌توان از آنها استفاده کرد را در زیر مشاهده می‌کنید:

• Fall 2019 Prospective Student: Research Info needed
• Summer 2019 Student: Artificial Intelligence Research Question
• Spring 2020 prospective student: Need Admission Information
• Fall 2019 Student: Need info on Research prospects at UW-Madison
• Summer 2019: Research Assistantships Info needed, URGENT

همچنین ارسال ایمیل به استاد به عنوان یک فرصت طلایی برای اخذ پذیرش محسوب می‌شود که دارای ساختار نه‌چندان پیچیده‌ای است، فقط کافیست که به یکسری نکات کلیدی اشاره مختصری کنید. که در ادامه به آنها می‌پردازیم.

• معرفی خود و رزومه تحصیلی و کشور محل تحصیل
• ذکر گرایش مورد علاقه‌ی تحصیلی و تحقیقاتی خود
• اشاره به عنوان پایان‌نامه و در صورت انجام تحقیقات مرتبط قید کردن آنها
• دلیل علاقه به همکاری با استاد مورد نظر و تحقیقات وی
• بیان درخواست مبنی بر انتخاب شما به عنوان یک کاندید برای پوزیشن زیر نظر آن استاد
• ارجاع به رزومه شما در پیوست ایمیل برای کسب آشنایی بیشتر

البته توجه داشته باشید که این ساختار، فقط یک پیشنهاد است و یک قاعده ثابت نیست. شما با توجه به موقعیت، شرایط و ادبیات خود باید به بهترین نگارش در ایمیل برسید. اما توجه کنید که حتما موارد بالا را به‌روشنی و با ساده‌ترین شیوه بیان کنید.

به این نکته توجه کنید که در ایمیل به اساتید باید اصول نگارشی به طور دقیق به کار گرفته شده باشد، زیرا این امر نشان‌‌دهنده این است که نویسنده آن از مهارت‌های نگارشی زبان انگلیسی و به طور کلی از شایستگی لازم برای اخذ پذیرش برخوردار‌ است. لازم است این را بدانید که اساتید، افرادی دانشگاهی هستند و به رعایت اصول نگارشی اهمیت زیادی می‌دهند. آنها از افرادی که برای ادامه تحصیل در مقاطع تحصیلات تکمیلی درخواست می‌کنند، انتظار دارند مهارت بالایی در نگارش به زبان انگلیسی داشته باشند.

نکته دیگری که باید به آن توجه زیادی کرد این است که ایمیل ارسالی باید نشان دهد که شما درک کاملی از حوزه پژوهشی استاد و آنچه او در این زمینه انجام می‌دهد، دارید. چنانچه به کار و تحقیق در زمینه فعالیت او علاقه‌مند باشید، ایشان می‌توانند حتی به شما فاند [Fund] نیز اختصاص دهد. همچنین در زمان نوشتن ایمیل به یک استاد، باید به تحقیقات و زمینه پژوهشی او اشاره کنید، برای این کار باید نخست چند مقاله نوشته‌شده توسط استاد مورد نظر را بخوانید تا به او نشان دهید که به زمینه کاری وی علاقه داشته و این کار ایشان را ترغیب می‌کند که حداقل به ایمیل شما پاسخ دهد.

همچنین باید به این نکته پرداخت که، اشاره مستقیم به درخواست پذیرش در متن ایمیل صورت خوشی نداشته و نشان‌دهنده این است که شما صرفا نیاز به پذیرش دارید. پس بهتر است تا سری به مطالب موجود در سایت دانشکده زده و زمینه‌های پژوهشی و اطلاعاتی قابل ارائه در دوره را مطالعه کنید. شما باید نشان دهید که به تحصیل در دانشکده مورد نظر تمایل دارید به این دلیل که به کار در کنار هیات علمی آن جا علاقمندید. همچنین برای گرفتن فاند به عنوان مثال می‌توانید اینگونه سوال خود را مطرح کنید که : “من به انجام پژوهش در این زمینه علاقه دارم، وضعیت اعطای کمک مالی برای دانشجویان ورودی جدید چگونه است؟”

در نهایت اینکه از تجربیات کاری خودتان در صورتی که مرتبط است در متن ایمیل استفاده کنید. اگر ایده‌ای برای ادامه کار دارید حتما قید کنید. این اطلاعات شانس قبولی شما را افزایش می‌دهد. بهتر است رزومه [CV] خود را نیز به ایمیل Attach کنید.

 

نکات مهم در ارتباط با ایمیل:

• متن ایمیل ارسالی حتما باید محترمانه و رسمی [formal] باشد.
• نامه‌های رسمی را با عبارت Dear شروع کنید؛ استفاده از Hello یا Hi در ابتدای یک نامه رسمی، آن هم در اولین ارتباط، به هیچ عنوان جالب نیست!
• برای خطاب به اساتید از عبارت Dr یا Professor استفاده نمایید. در مورد استفاده از لفظ Professor ابتدا با بررسی سایت استاد و روش‌های دیگر مطمئن شوید که مخاطب شما استاد تمام یا فول پروفسور Full Professor  است. اگر چنین نبود، تنها او را Dr خطاب کنید.
• بعد از عنوان و نام شخص گیرنده، از ویرگول یا کاما “,” استفاده کنید و بقیه مطلب را در خط بعد بنویسید.
• ایمیل نباید زیاد طولانی باشد، معمولاً توصیه می‌شود متن ایمیل ارسالی از 5 تا 7 جمله تشکیل شود.
• در نوشتن ایمیل از فونت Arial سایز ۱۰ یا ۱۱استفاده کنید.
• بهتر است در روزهای کاری هفته به استاد ایمیل ارسال کنید.
• متن ایمیل باید بدون تعارف و یا دور از هر گونه احساسات تنظیم شده باشد.
• ایمیل شما باید کوتاه و فقط دربردارنده‌ی نکات اصلی باشد.
• استادهای ایرانی به دلیل همزبانی و شناخت فرهنگ ایرانی می‌توانند گزینه‌های مناسب‌تری برای دانشجویان ایرانی باشند.
• مطالب ذکر شده توسط شما باید عین واقعیت باشد.
• از مهمترین نکات اینکه به هیچ عنوان به اساتید مختلف از یک دانشکده، همزمان ایمیل نزنید، زیرا استادهای یک دانشکده با هم ارتباط دارند و ممکن است متوجه بشوند که شما به همه ایمیل زدید و فقط هدفتان این است که به هر قیمتی که شده پذیرش یا فاند بگیرید.
• قبل از ارسال ایمیل، افزونه mailtracker در جی‌میل یا موارد مشابه را در مرورگر خود فعال کنید. این افزونه شما را از باز شدن میل توسط مخاطب مطلع خواهد کرد.
• حداقل ۲ ماه قبل از ددلاین [deadline] دانشگاه‌ها، اقدام به برقراری ارتباط با استادها کنید. این روند می‌تواند تا بعد از اپلای نیز ادامه داشته باشد.

·        هر پاسخ مثبت یا امیدوارکننده‌ای که دریافت کردید هیچ تضمینی برای اخذ پذیرش از آن دانشگاه ایجاد نمی‌‌کند، زیرا بارها دیده شده که استاد قول حمایت در کمیته پذیرش داده یا حتی به متقاضی خوش‌آمدگویی کرده، ولی بعد ازگذشت چند هفته حتی جواب ایمیل متقاضی را نیز نداده است.   ·       پاسخ اساتید در جواب نامه متقاضی

پس از ارسال ایمیل به استاد دانشگاه مورد نظر، متقاضی باید منتظر جواب ایمیل از سوی استاد آن دانشگاه باشد. ولی ممکن است به هر دلیلی یا ایمیلی دریافت نکند و یا جواب ایمیل به نحوی نشان از رد شدن درخواست وی باشد.که در زیر به چند نمونه از آنها پرداخت شده است.

• به دلیل به حد نصاب رسیدن پوزیشن ها و یا عدم علاقه به همکاری با شما جواب منفی به درخواست شما میدهد، که در این وضعیت باید به دنبال اساتید دیگر دپارتمان بروید.
• جواب مشخصی به شما نمی‌دهد، ولی در متن ایمیل ارسالی شما را به اپلای برای پوزیشن تشویق می کند. که در این مورد هیچ احتمالی را نمیتوان پیش بینی کرد.
• ممکن است از شما اطلاعات یا مدارک بیشتری بخواهد که جای امیدواری دارد زیرا رزومه شما در نگاه اول برای استاد جذاب بوده و تمایل برای همکاری با شما را دارد، اما ممکن است از شما کار خاصی مانند مطالعه مقاله، حل سوال و یا دست نوشته ای کوتاه در مورد یک موضوع بخواهد.
• از شما میخواهد برای مصاحبه آماده شوید. این نشان دهنده‌ی آن است که رزومه و توانمندی های شما برای او بسیار جذاب بوده است.

نمونه ایمیل ارسالی به اساتید دانشگاه‌‌های خارج از کشور جهت اپلای کردن ویزای تحصیلی:

Dear Dr. Smith,
‎‎‎My name is Vahid damanafshan, a senior Masters student at the Department ‎‎‎
of Mathematics, University of Tabriz, Tabriz, Iran.
In the PRE-ARRIVAL INFORMATION, you had written that:
“The participants are accommodated in 2-person rooms at the reduced cost
of Euro 9.00 per person per night.”
Now, I was wondering if you could please let me know whether I may also take advantage
of this special offer.
With warm regards,
Vahid damanafshan

 

————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————–

 

Dear Dr. John,

I am applying to University of Wisconsin for fall 2019 for MS in Marketing. I have read few of your research publications on Advertising Research targeting online customers. I have worked on similar marketing project at school involving design and processing online customer data by surveys. I am interested in advertising research area and would like to know about research opportunities to work with you.

Looking forward for your reply,

Regards,
Kumar

 

ایمیل یادآوری

اگر پاسخی از اساتید دریافت نکردید مایوس نشوید. چون گاهی اوقات اتفاق می‌افتد که استاد موردنظر شما به دلایلی چون ترافیک کاری، قرار گرفتن ایمیل در داخل spam و یا دلایل دیگر به ایمیل شما پاسخی ندهد که در این موارد بهتر است که از یک ایمیل یادآوری [Email Reminder] برای خواندن مجدد آن استفاده کنید.

به طور مثال می توان به عبارت های زیر جهت ایمیل مجدد به اساتید اشاره کرد:

Dear Professor …….

This is just a polite reminder regarding the email you were supposed to kindly reply.

With thanks and best regards

 

شروع و پایان خوب

توجه به ابتدا و انتهای ایمیل و به کارگیری جملات صحیح در معرفی خود و همچنین استفاده از عبارت‌های مناسب جهت به پایان رساندن نامه از نکات مهم در ارسال نامه محسوب می‌شود. اولین جمله ایمیل برای پذیرش، مهمترین بخش آن است. شما باید در این جمله با صراحت خود را معرفی و اگر پیش‌زمینه‌ای وجود دارد به آن اشاره کنید.

اگر در مورد نوشتن جمله مطمئن نیستید، موارد زیر را به شما پیشنهاد می‌کنیم:

With reference to the Master Programm in Urban Planning in the website of the university,
I am writing to enquire about …
After having seen the new PhD-Position in … , I would like …
I read your profile in the website of the university … and would like …
I recently wrote to you about …

Thank you for your letter of 8 May.
Thank you for your email regarding …
Many thanks for your reply.
In reply to your letter of 8 May, …

در انتهای نامه می‌توانید از جملاتی مانند زیر استفاده کنید:

✔️Yours faithfully: ارادتمند شما
✔️Yours sincerely: ارادتمند شما
✔️Yours respectfully: با احترام
✔️Yours cordially: با احترام صميمانه
✔️Yours affectionately: با احترام و محبت
✔️Yours truly: ارادتمند شما
✔️Yours ever: ارادتمند هميشگي
✔️Best regards: با احترام
✔️Best wishes: با بهترين آرزوها
✔️Kind regards: با مهرباني